Wanneer wordt een vergaderomgeving een actief onderdeel van de bijeenkomst?
Hoe kunnen indeling, interieur, styling en hospitality bijdragen aan de verschillende doelen van een zakelijke bijeenkomst?
En hoe prikkel je de zintuigen zo dat zij gedrag, concentratie en ontmoeting ondersteunen? Met die vragen bezochten we vijf bijzondere werk- en overleglocaties, elk met een heldere ontwerpvisie.
Ze laten zien hoe interieur en hospitality samen invloed hebben op hoe mensen zich voelen, zich gedragen en elkaar ontmoeten. Hoe rust en focus kunnen ontstaan, creativiteit wordt gestimuleerd en samenwerking wordt bevorderd. Ze zetten bezoekers aan tot ontmoeting, reflectie en nieuwe inzichten. Materialen, licht, groen, geur, geluid en hospitality worden bewust ingezet om gedrag, concentratie en beleving te beïnvloeden. Maar wat ervaar je als bezoeker wanneer je bij hen binnenloopt?
HNK Amsterdam Sloterdijk
Een plek voor hospitality en welzijn
Vanuit station Sloterdijk, lopend door de hoge, betonnen stedelijke bebouwing, word je hier bij binnenkomst direct verrast: een rijk beplant atrium met zitjes en verschillende doorkijkjes naar de verschillende ruimtes. Na vriendelijk te zijn ontvangen lopen we met een kop cappuccino een vergaderruimte binnen, waar we Robert Sparreboom, hoofd van HNK, spreken.
“We willen dat bezoekers zich direct welkom voelen bij binnenkomst en opmerken dat er iets verandert: een gevoel van rust, comfort en positieve verrassing. Dat is de kracht van een goed doordacht ontwerp. We hebben daarbij veel gekeken naar de hospitality wereld. Hoe kunnen we onze bezoekers gedurende de dag ontzorgen en oprecht ondersteunen? Gastvrijheid, persoonlijke service, hoogwaardige food & beverage, een herkenbare merkbeleving en een thuisgevoel horen daar allemaal bij.” Deze sfeerregie is consistent doorgevoerd op al onze locaties. Niet alleen in de materialisering, maar ook in geur, geluid en routing. “Je ruikt onze signatuurgeur al bij binnenkomst. De muziek beweegt mee met het ritme van de dag en door de inrichting, de verschillende zitniches, de vele planten en de rijke stoffering voelt het rustig aan en zit je overal prettig.”
We maken bewust onderscheid tussen wellness en wellbeing. Wellness zien we als een losse activiteit, zoals yogalessen, die we hier ook aanbieden. Onder wellbeing verstaan we een totaalervaring. Die hebben we zo goed mogelijk afgestemd op de gebruikersprofielen van onze bezoekers. We zijn gaan onderzoeken hoe een omgeving kan bijdragen aan inspiratie, focus, ontspanning en verbinding. Een omgeving die uitnodigt tot creativiteit en nieuwe perspectieven. Vanuit die visie hebben we gekeken naar de complete customer journey: van binnenkomst tot ontmoeting, van focusmoment tot sociale interactie.
Volgens ons wordt het kantoor steeds meer een sociale hub; een plek voor creativiteit, ontmoeting, coaching en training, waar je elkaar inspireert en van elkaar leert. In onze ontwerpen ondersteunen we verschillende vormen van ontmoeting en samenwerking. Denk aan een bibliotheekruimte voor focus en rust, flexibele breakoutzones, een creatieve vergaderruimte die eenvoudig kan worden omgebouwd, boardrooms die aan elkaar gekoppeld kunnen worden voor grotere groepen, een podcaststudio, zitnissen en de vele zitplekken in de multifunctionele publieke ruimtes.
Wat opvalt, is dat juist de minder traditionele vergaderruimtes geliefd zijn. Zo is onze bibliotheekruimte een van de populairste plekken, mogelijk omdat deze minder zakelijk aanvoelt. De gebruiker heeft hier de vrijheid om de ruimte zich eigen te maken, wat zorgt voor een gevoel van eigenaarschap. Dat stelt mensen ongetwijfeld op hun gemak, waardoor ze zich ook beter kunnen concentreren. Het onderstreept hoe belangrijk het is om de juiste sfeer en setting neer te zetten voor een succesvolle bijeenkomst en werkdag.”
Wonder of Work Utrecht
Ontworpen vanuit energie, balans en ruimtelijke harmonie.
Vanuit winkelcentrum Hoog Catharijne, direct tegenover Utrecht Centraal Station, nemen we de lift naar Wonder of Work, een veelzijdige vergader- en coworkinglocatie. Van snelheid en drukte belanden we hier in een oase van rust.
“Bij ons draait alles om energie en gemeenschap; om de balans tussen werk en welzijn. We willen dat onze gasten na een lange werkdag opgeladen en verrijkt naar huis gaan. Hiervoor hebben we ons in het ontwerp laten inspireren door de principes van Feng Shui. Daarbij hebben we gekeken naar hoe energiestromen door de ruimte bewegen. Dat heeft zich vertaald in ronde vormen en verbindende zichtlijnen. Brede gangen, die je de volle ruimte doen ervaren. We willen je in alle opzichten ruimte bieden om jezelf te zijn, want pas dan kun je je echt verbinden”, vertelt Esmee Keuren, medeoprichter van Wonder of Work Utrecht.
De Feng Shui-ontwerpfilosofie is consequent doorgevoerd in alle onderdelen van het interieur. Bij binnenkomst zijn de routing en het meubilair vormgegeven volgens het yin-yangsymbool: een cirkelvormige ontvangstbalie die doorloopt in een flexwerktafel en een zitniche. Scherpe hoeken en rigide, orthogonale structuren worden vermeden. Afgeronde scheidingswanden, gebogen nissen en organisch vormgegeven meubels zorgen voor een ruimtelijke beleving die een gevoel van zachtheid, continuïteit en harmonie oproept. Dit, gecombineerd met lichte, maar warme kleurtinten, zachte vloeren, veel hout en veel planten, geeft het interieur een gastvrij karakter.
Iedere ruimte heeft een eigen thema, met een daarbij passende naam, materialisering en kleurgebruik. De namen verwijzen naar de natuur (Forest, Water, Air, Earth, Fire, Sun, Moon, Roots), het bewustzijn (The Heart, The Source, The Reflection, The Flow) en collectieve creativiteit (Connect, Dream, Discover, Create, Inspire, Wonder). Dat zie je terug in The Forest: groene wanden, zachtgroen tapijt en een wandbekleding met daarop een oerwoud met tropische planten, waar een gezicht, schuilend achter enkele bladrijke takken, je indringend aankijkt.
“We zijn een werkplek tussen thuis en kantoor, geen standaardkantoor, maar eerder een plek met een warm en huiselijk gevoel. Daarom hebben we in de inrichting gekozen voor vintageobjecten en meubels met een retro-uitstraling. Karaktervolle objecten die een verhaal vertellen over de plek waar we ze hebben neergezet of opgehangen. Het zijn een soort kunstwerken geworden die de ruimtes een zekere gelaagdheid meegeven.”
“Koffie voor een break vind je bij ons bewust buiten de vergaderruimte. Het zijn belangrijke ontspanningsmomenten, waarin we je van nieuwe energie willen voorzien. De tussenruimtes zijn hierop ingericht. Je kunt erdoorheen struinen, dingen ontdekken, even zitten, iets pakken bij de pantry’s of een luchtje scheppen op het dakterras.
Hier laad je je op, vinden spontane ontmoetingen plaats en kom je tot nieuwe inzichten. Juist in die tussenruimte ontstaat dat waardevolle gesprek dat je verder helpt.
Ook de lunch zien we als een belangrijke energiefactor. Ons aanbod is biologisch, seizoensgebonden en gevarieerd, met volop groenten en salades. Daarnaast hebben we Wonderplaylist-kaartjes liggen waarop jij de muziek kunt kiezen die op dat moment bij jou past, want dat is voor iedereen anders.”
Van der Valk Hotel Volendam
Voorzien van een sterke lokale identiteit, gericht op rust en comfort.
Tussen het Noord-Hollandse polderlandschap en de dynamiek van Amsterdam ligt het ingrijpend herbouwde Van der Valk Hotel Volendam.
“Het landelijke karakter en de culturele geschiedenis van de omgeving hebben in ons ontwerp een grote rol gespeeld”, vertelt Mireille Ortiz, hotelmanager. Die ontwerpvisie zie je direct terug zodra je binnenkomt.
“Een goede logistiek met een heldere lay-out al bij binnenkomst. Je ziet direct een gezicht, dat vind ik erg belangrijk”; de receptie, geplaatst in gezellige niches. De routing leidt bezoekers intuïtief naar de receptie, het open café-patisserie Zoetwaeter, het Restaurant ZYLT, de Bar 1480 en de vergaderverdieping met 11 ruime vergaderzalen. Hier hangt bij elke zaal een display met een Volendammer botter erop afgebeeld, zoals de Vliegende Visch. Het is de naam van de zaal. Als je op het display klikt, krijg je het verhaal achter de botter en de maritieme geschiedenis van de regio. “We willen bezoekers iets meegeven van deze plek en haar culturele verankering.” Het verfijnde eikenhouten contourwerk van de glazen wandafscheidingen naar de zalen, doet je denken aan art-nouveau-sierwerk, maar dan eigentijds vormgegeven. “Toen we dit houtwerk tegenkwamen, vonden we het direct passen bij de landelijke uitstraling die we voor ogen hadden.”
Materialisering, veel eikenhout, rijke stofferingen en een zorgvuldig afgestemd kleurenpalet van beige-, bordeaux-, zalm- en rozetinten geven de vergaderzalen een warme uitstraling. Grote glaspartijen over de volledige gevelbreedte, met aansluitend een balkon, versterken het ruimtelijke, landelijke gevoel. Uitzicht over het polderlandschap en de mogelijkheid om even naar buiten te lopen bieden tijdens langere bijeenkomsten ontspanning en cognitief herstel.
Naast de sfeer ondersteunt de techniek op de achtergrond een comfortabele bijeenkomst. “Je kunt in elke zaal de sfeer bepalen, bijvoorbeeld met Presentation Mode of Active Mode, passend bij het moment van de dag en het type bijeenkomst. Klimaat, licht en audiovisuele systemen zijn via dit digitale display eenvoudig zelf te bedienen.”
De ligging buiten de stad wordt bewust ingezet om rust en ontspanning te bieden: fauteuils op uitzichtplekken, een ruim terras en een landelijk aangelegde tuin bieden ruimte voor informele gesprekken, reflectie en ontspanning tussen de bijeenkomsten. “Alle ruimtes grenzen aan een centraal ontmoetingsplein, waar we koffie, patisserie uit onze eigen bakkerij en een lichte lunch serveren.”
Volgens Fleddérus is de manier waarop mensen vergaderen aan het veranderen. “Waar vroeger voor een overleg met twee personen vaak een aparte vergaderruimte werd gereserveerd, kiezen mensen nu vrijwel altijd voor een plek in de café-patisserie. Daarom vind je bij iedere tafel stopcontacten en kan je er deels beschut zitten, zodat je er ook kunt werken.
We zien bovendien een groeiende behoefte aan een totaalbeleving. Daar horen ook ontspanning en leisure bij, oftewel bleisure. Daar zijn we erg goed in: het organiseren van allerlei activiteiten. Daarnaast geloof ik er sterk in dat de menselijke factor steeds belangrijker wordt. Juist nu. Dat je mensen ziet, herkent en ook in de meest uiteenlopende uitdagingen helpt.”
Zoku Amsterdam
Ontworpen vanuit community, flexibiliteit en thuisgevoel
Vanuit de drukte van de Weesperstraat brengt de lift ons naar het dak van het uit de jaren zestig daterende Metropoolgebouw, waar Zoku begint met een onverwachte oase van rust. Vogelgeluiden en een verfijnde geur begeleiden ons naar de receptie, de woonkeuken en de coworking- en vergaderruimten waar we Veerle Donders ontmoeten, Concept & Brand director bij Zoku.
Ze vertelt hoe ze bij het ontwerp vooral heeft gekeken naar wat lang verblijvende zakelijke gasten nodig hebben om zich thuis te voelen en prettig te kunnen werken.
“Ons interieurconcept is gebaseerd op meer dan 150 diepte-interviews. Onze bezoekers willen vooral een thuisbeleving, rust, inspiratie en ontspanning. Zo ontstond onze ambitie om de internationale woonkamer van Amsterdam te worden.”
Dat huiselijke gevoel zie je overal terug. “Je mag hier alles pakken: een gitaar, een object uit de verzamelkast, pennen, koekjes, om het je eigen te maken en je thuis te voelen. Heel bewust staan de koffiebar en de bar centraal in het hart van deze ruimte, net als de grote keukentafel. Het is een woonkeuken met huiselijke zithoekjes. Steeds weer anders. Wil je liever in een niche werken of aan een lange gezamenlijke tafel? De grote tafels hebben we zo gekozen dat ze je persoonlijke ruimte bieden, maar je ook een gevoel van nabijheid geven, waarbij de drempel voor spontane interactie laag ligt. Op de tafels vind je objecten, zoals post-its en pennen. Die liggen er bewust; ze dragen bij aan de interactie. ‘Zou ik die van jou even mogen hebben?'”
Alles is gericht op een ontspannen, sociale sfeer. “De kasten zijn open en strategisch achter zitplekken geplaatst. Ze bieden oriëntatie, verbondenheid, maar ook beschutting.”
De vergaderruimtes variëren van informele, transparante ruimtes tot meer klassieke boardrooms. Daarnaast zijn er concentratie- en videobelruimtes en een volledig flexibel in te richten workshopruimte. “Als alles open staat, kunnen we er één grote theateropstelling maken, maar we kunnen de ruimte ook opdelen in drie afzonderlijke ruimtes die je op verschillende manieren kan inrichten.” Het verrijdbare meubilair geeft bezoekers de vrijheid de ruimte zelf creatief in te richten. Ook de ambachtelijke houten werktafels voor de catering zijn verrijdbaar en versterken de informele makersmentaliteit van deze zone.
We lopen via een van de gemeenschappelijke coworkingruimtes terug naar de coworkingruimte waar we zijn gestart.
“Overdag zijn hier allemaal mensen aan het werken. ’s Avonds dimmen we het licht en wordt het een plek voor ontspanning, evenementen en bijeenkomsten. Het licht en de muziek veranderen gedurende de dag: rustig tijdens werkuren en levendiger om de sociale dynamiek in de avond te versterken. Ook kennen we rituelen, zoals de uit Zweden afkomstige Fika-koffie- en theepauzes, om de kans op een spontane ontmoeting en het thuisgevoel te versterken.”
Hotel Jakarta Amsterdam
Natuur, duurzaamheid en zintuiglijke rust staan hier centraal.
Waar ooit schepen vanaf Java-eiland koers zetten naar Jakarta, lopen we via bruggen naar Hotel Jakarta, met 245 m² aan vergaderruimte. Het interieur is sterk geïnspireerd op Indonesië en de natuur. Een meerdere verdiepingen beslaande subtropische binnentuin in het glazen atrium wekt bij binnenkomst direct een gevoel van rust en ontspanning en vormt tegelijkertijd het ruimtelijke hart en de routing van het hotel.
“De tuin ligt letterlijk in het hart van het hotel. Waar je ook naartoe gaat, je loopt er vrijwel altijd doorheen of hebt er zicht op. Op weg naar de vergaderruimtes loop je via bruggen door de tuin. Ook vanuit de vergaderruimtes kijk je weer uit op het groen. De tuin vormt een buffer: hij dempt omgevingsgeluid en biedt beschutting”, vertelt Robin, Meetings & Events Facilitator.
Verspreid door de tuin bevinden zich platforms en zitplekken om even een praatje te maken of stil te staan en te resetten. Tegenover de vergaderruimtes ligt een open loungeruimte. “Als er geen events zijn, mag deze worden gebruikt om te werken, voor break-outsessies of een zakelijke ontmoeting. Ook op andere plekken in het hotel mag je werken. Populair zijn de rustige plekken met uitzicht op het water. Onze bezoekers zijn vooral medewerkers van nabijgelegen bedrijven en internationale gezelschappen. Het zijn vooral die laatste groep die intensief gebruikmaakt van het hele hotel, alsof het hun eigen huis is. Veel mensen kiezen juist voor ons vanwege onze duurzame visie. Vaak boeken ze een rondleiding waarin we onze eco-visie toelichten.”
Het vele bamboe, de karakteristieke Indonesische objecten, de aroma’s van Indonesische gerechten en culinaire activiteiten maken je los van de werkpraktijk om je op nieuwe gedachten te brengen, in ieder geval halen ze ons uit de dagelijkse routine.
De vijf locaties verschillen sterk in uitstraling en ontwerp, maar hebben één duidelijke overeenkomst: de beleving van de bezoeker staat centraal. De ruimtes zijn ontworpen vanuit de route die bezoekers afleggen en de manier waarop een omgeving gedrag en welbevinden beïnvloedt. HNK kiest voor wellbeing en zintuiglijke sfeerregie. Wonder of Work ontwerpt vanuit energie en balans. Van der Valk vertaalt de identiteit van de plek naar het interieur. Bij Zoku staan community en een thuisgevoel centraal, terwijl Hotel Jakarta natuur inzet om rust en herstel te bieden.
De opeenvolging van ruimtelijke ervaringen maakt deze locaties tot boeiende plekken om doorheen te struinen, te verblijven en tussen de vergaderingen even te ontspannen. De beleving start gelijk bij binnenkomst. De eerste indruk zet de toon en reset als het ware je mindset en gevoel.
Auteurs:
Kitty de Groot is interieur- en productontwerper. In haar werk onderzoekt zij hoe ontwerp gedrag, samenwerking en welzijn beïnvloedt. Met Studio VIX ontwikkelt zij werk- en vergaderomgevingen en -producten die organisaties helpen om samenwerking, organisatiecultuur en prestaties te versterken. Daarnaast doceert zij Design Experience en schrijft zij al meer dan vijftien jaar over de invloed van ontwerp op menselijk gedrag, organisatiecultuur en welzijn.
Studio VIX – specialist in product- en interieurontwerp voor werk- en vergaderomgevingen.
Sara Fontana is interieurontwerper, gespecialiseerd in architectuurpsychologie. In haar werk onderzoekt zij de relatie tussen mens en ruimte en creëert zij omgevingen die plekken, mensen en merkidentiteiten met elkaar verbinden. Ze ontwerpt verfijnde, verhalende interieurs waarin emotioneel en multisensorisch design bepalend is voor een positieve beleving en het welzijn van de gebruikers.
SaraFontana – specialist in hospitality en multisensorisch interieurontwerp
